فصل اول : اصول و مفاهيم منشي‌گري

نقش و جايگاه مسئول دفتر 20

تعریف مسئول دفتر 21

خصوصيات و ويژگي‌هاي مسئول دفتر 22

صفات کاری 22

صفات شخصي 24

آشنایی با وظايف منشی در سازمان 26

فصل دوم : اصول و مفاهيم سازمان و مديريت

سازمان چیست؟ 34

تعریف سازمان 35

انواع سازمان‌ها 35

1ـ سازمان‌های انتفاعی و غیر انتفاعی؛ 35

2ـ سازمان‌های تولیدی، خدماتی و بازرگاني؛ 35

3ـ سازمان‌های دولتی و خصوصی؛ 36

مدیریت چیست؟ 36

تعریف مدیریت 36

انواع مديران 36

مدیران عملیاتي (خط اول) 37

مدیران میانی 37

مدیران عالی 37

مدیران وظیفه‌ای (تخصصی) 37

مدیران عمومی 37

وظایف مدیر 38

1ـ برنامه‌ریزی 38

2ـ سازماندهی 38

3ـ هدایت 38

4ـ نظارت 38

5ـ خلاقیت 38

ساختار سازماني 39

ساختار رسمی 39

ساختار غیررسمی 40

نمودار سازمانی 40

انواع نمودار 40

اصول سازمان 43

الف) اصل تفويض اختيار 43

ب) اصل حيطه نظارت 43

ج) اصل سلسله مراتب اداري 43

د) اصل وحدت فرمان‌دهي 43

هـ) اصل تقسيم كار 43

و) اصل هماهنگي فعاليت‌ها 43

صف و ستاد 44

وظایف صف 44

وظایف ستاد 44

آشنايي با تشكيلات دولت 44

ساختارهاي سازماني در ايران 45

1ـ وزارتخانه 45

2ـ مؤسسه دولتي 45

3ـ شركت دولتي 45

4ـ مؤسسات و نهادهاي عمومي غيردولتي 46

5ـ سازمان‌هاي خصوصي 46

شرح وظايف واحد‌ها در سازمان 46

شرح وظايف واحد امور اداري 46

شرح وظايف واحد كارگزيني 47

شرح وظايف واحد آموزش 47

شرح وظايف واحد امور مالي 48

نقش و تأثير امور دفتري در مؤسسات و سازمان‌ها 49

روش‌هاي اداره امور دفتري در سازمان 49

1ـ روش متمركز 49

2ـ روش غيرمتمركز 51

3ـ روش نيمه‌ متمركز 52

فصل سوم: برقراري ارتباط

كليات 58

ارتباط چيست؟ 58

اركان يا عناصر ارتباط 59

وسايل ايجاد ارتباط 60

وسايل اصلي 60

وسايل كمكي 60

انواع ارتباط 60

الف) انواع ارتباط از نظر كلي 60

ب) انواع ارتباط از ديدگاه روش استقرار آن 61

انواع ارتباطات سازماني 61

1ـ ارتباط كلامي يا شفاهي 61

2ـ ارتباط نوشتاري (كتبي) 61

3ـ ارتباط اشاره‌اي 61

گونه‌هاي ارتباط در سازمان 61

ارتباطات عمودي 62

ارتباطات افقي 62

ارتباط متقاطع و اريب 63

الگوهاي ارتباط سازمان رسمي 64

الگوهاي ارتباط سازمان غيررسمي 65

موانع ارتباطات ميان افراد 65

1ـ ادراكي (شناختي) 65

2ـ اجتماعي 66

3ـ ارزش‌هاي فرهنگي 66

4ـ معاني (زبان) 66

5ـ اثر انگيزه 66

6ـ ارزيابي منابع 66

7ـ علايم غيرشفاهي و متناقض 66

8ـ پارازيت 67

مهارت‌هاي بهبود ارتباطات 67

مدل فرآيند ادراكي ارتباط 67

شيوه‌هاي ايجاد ارتباط مؤثر 68

چگونگي ارتباط با مراجعان 69

ابزارهاي ارتباطي 71

تلفن 71

تلفن‌گرام 76

تلگرام 76

فكس 76

تلكس 82

پست 85

پست الكترونيك (E-mail) 86

فصل چهارم :  مديريت مؤثر زمان

آشنایی با زمان (مدیریت روزها) 90

چهار اصل مدیریت مؤثر زمان 91

آشنایی با زمان بندی در کار 92

بهينه‌سازي محل كار و كارهاي دفتري 92

تنظيم برنامه‌هاي كاري مدير 96

فصل پنجم: برنامه‌ريزي و هماهنگي فعاليت‌ها در حيطه كاري

کلیات 102

تعریف برنامه‌ریزی 102

مزایای برنامه‌ریزی 102

انواع برنامه‌ریزی 103

الف)‌ برنامه‌ریزی غیررسمی 103

ب) برنامه ريزي رسمي 103

ابعاد برنامه 103

الف)‌ بعد سطح 103

ب) بعد زمان 104

ج) بعد قلمرو 104

د) بعد استمرار 104

مفهوم هماهنگی 104

اصول هماهنگی 105

الف) اصل وحدت فرماندهی 105

ب)‌ اصل خط فرمان 105

ج)‌ اصل حیطه نظارت 105

راه‌های ایجاد هماهنگی 106

برنامه‌ریزی و نگهداری اوقات ملاقات 106

چگونه قرارهاي ملاقات را بطور مؤثر برنامه ريزي كنيم 106

وظايف مسئول دفتر در ارتباط با تعيين قرار ملاقات 107

فصل ششم: بايگاني

تعريف‌ها و اصطلاحات مورد استفاده در بايگاني 112

1ـ تعريف بايگاني 112

2ـ سند از نظر حقوقي و قانوني 112

3ـ سند از نظر قانون اسناد ملي ايران 112

4ـ سند از نظر اداري و بايگاني 113

5ـ آرشيو 113

6ـ پرونده 113

7ـ طبقه‌بندي اسناد و مدارك 113

تنظيم اسناد 114

كدگذاري در سير مراسلات 115

اهميت بايگاني 115

لوازم و وسايل بايگاني 116

پوشه 116

كلاسور 116

كارتن بايگاني 117

قفسه‌هاي بايگاني 117

اداره امور بايگاني 117

الف) نظام متمركز 117

ب) نظام غيرمتمركز 118

ج) نظام پراكنده 118

وظايف مربوط به امور دفتري مسئولان دفاتر و منشي‌ها 118

الف) نامه‌هاي وارده به حوزه مديريت 118

ب) نامه‌هاي صادره از طرف دفتر مديريت 119

فرم‌ها و دفاتر مورد استفاده‌ي مسئول دفتر (منشي) 121

دفتر انديكاتور (دفتر ثبت نامه‌هاي وارده و صادره) 121

دفتر اندكس 123

دفتر اندكس بايگاني 123

دفتر رونوشت نامه 124

دفتر ارسال نامه‌ها 124

اصول پيگيري نامه‌ها 125

موارد پيگيري (مواد ارسالي و دريافتي) 125

تشكيل دفتر پيگيري 125

روش‌هاي طبقه‌بندي اسناد 127

روش اسمي (الفبايي) 127

روش شماره‌اي 128

روش تاريخي 128

روش جغرافيايي 129

روش موضوعي 129

ميكرو فيلم 129

اتوماسيون اداري (Office Automation) 130

فصل هفتم: برگزاري جلسات

کلیات 134

تعریف جلسه 134

الف) جلسات تصمیم‌گیری 134

ب)‌جلسات اطلاعی و مشورتی 135

سایر جلسات و گردهمایی‌ها 135

تنظیم جلسات 136

الف)‌ قبل از تشکیل جلسه 136

ب) هنگام تشکیل جلسه 137

ج) بعد از جلسه 137

وظایف مسئول دفتر و منشی در ارتباط با دستور جلسه 137

وضعیت و موقعیت اتاق کنفرانس و جلسه 138

آماده‌سازی جلسه 141

استراحت بین جلسات 142

عدم وقفه در مدت برگزاري جلسه 142

صورتجلسه 142

فصل هشتم: مكاتبات اداري و گزارش‌نويسي

کلیات 148

آشنايي با نامه و انواع آن 148

تقسيم‌بندي نامه‌ها 148

نقش مكاتبات اداري 149

تعريف نامه‌ي اداري 149

انواع نامه‌ي اداري 149

نامه‌هاي وارده 149

نامه‌هاي صادره 150

نامه‌هاي محرمانه 150

نامه‌هاي اداري در حالت كلي 151

نامه‌هاي اداري از نظر ماهيت كار 151

اجزاي نامه‌هاي اداري 152

استانداردهاي نگارش 154

آيين نگارش نامه‌هاي اداري 155

الف)‌دقت و درستي 155

ب) وضوح (روشني) 155

ج) كفايت 156

شيوه نگارش اعداد 156

استثنائات اين قواعد 157

اصول و آيين درست نويسي 158

نشانه‌گذاري در نگارش 158

ابعاد نامه‌هاي اداري 161

نحوه ماشين كردن نامه‌هاي اداري 162

تعريف گزارش 164

تعريف گزارش‌نويسي 164

فرم گزارش و انواع آن 165

مراحل گزارش‌نويسي 166

تنظيم انواع گزارش از فعاليت‌هاي مختلف 169

فرم گزارش بازديد 169

فرم گزارش پايان دوره آموزشي 169

نمونه گزارش پيشرفت كار و فعاليت‌هاي انجام شده 170

نمونه فرم گزارش بررسي مشكلات فني 170

نمونه فرم گزارش حادثه 171

فصل نهم : قوانين كار و تأمين اجتماعي

کلیات 176

آشنایی منشی با پاره‌ای از اطلاعات، مقررات، بخشنامه‌ها و قوانین اداری 176

تعریف بخشنامه 176

تعریف اطلاعیه 176

قانون 177

آیین‌نامه 177

دستورالعمل 177

تصویب‌نامه 177

مقررات و آیین‌نامه‌های اداری 177

قرارداد کار و شرایط اساسی انعقاد آن 178

تعلیق قرارداد کار 180

خاتمه قرارداد کار 180

شرایط کار 180

مدت کار 181

تعطیلات و مرخصی‌ها 183

شرایط کار زنان 184

شرایط کار نوجوانان 185

مراجع حل اختلاف كار 186

حل اختلاف فردي 186

مراحل رسيدگي به اختلاف 186

حل اختلاف جمعي 189

تشكل‌هاي كارگري و كارفرمايي 189

شوراي عالي كار 191

اعضاي شوراي عالي كار 191

وظايف شوراي عالي كار 192

دبيرخانه دائمي شوراي عالي كار 192

منابع و مآخذ 195